La importancia de la Gestión de Compras

En esta época de la “Vuelta al Cole”, también es la época de empezar a hacer la Previsión de Compras para la campaña siguiente en varios sectores.

Si este año compramos en exceso, en la temporada que viene tendremos un producto en nuestros almacenes que en la mayoría de los casos estará pasado de moda. Si en la temporada siguiente volvemos a comprar en exceso, volverá a ocurrir lo mismo, con lo cual en la siguiente campaña, un porcentaje elevado de nuestro stock estará pasado de moda, con lo cual tendremos que rebajar el precio para venderlo, el cliente verá que tenemos mucho producto pasado de moda, con lo cual nos desechará de su listado de establecimientos al que ir a comprar, con lo cual, ESTAREMOS MUERTOS.

Hay que saber que para hacer una adecuada Previsión de Compras, primero tenemos que saber lo que tenemos que vender.

Al hacer la Previsión de Ventas empiezan los primeros problemas para el comercio ya que en muchos casos, esa Previsión de Ventas, está basada sólo en datos de lo que vendimos en ejercicios anteriores, sin tener en cuenta, datos tan importantes como el margen con el que puedo trabajar en las distintas familias, qué vendemos en cada una de esas familias, qué evolución lleva cada familia, etc.

En muchos casos el error es el siguiente:

                                                            COMPRO y ya VENDERÉ.

Esto es un error muy común que en muchos casos nos lleva que con el tiempo el negocio tenga que cerrar.

Lo que hay que hacer es justamente lo contrario:

                                      ¿CUÁNTO TENGO QUE VENDER?. Y en base a eso COMPRO.

 

Yo siempre he oído un dicho que era: EN LA COMPRA ESTÁ LA GANANCIA.

Y así es. ¿Por qué es tan importante comprar bien?:

    • Para lograr en la compra los márgenes previstos y adecuados para cubrir los gastos del negocio y lograr el beneficio previsto.
    • Para comprar lo adecuado y no realizar compras faraónicas que luego llevan a stock enormes que no se venden, y si se hacen es bajando el margen de manera escandalosa, con la imagen que damos a nuestra clientela de que le estamos estafando, pues no olvidemos una cosa: El cliente piensa que siempre ganamos aunque no sea así.
    • Para potenciar las compras de aquellas categorías, familias, o productos que más nos interese promocionar, y para mi promocionar no es bajar el precio, sino potenciar la venta de un producto utilizando distintas técnicas a nuestro alcance.Todos los negocios quieren ser rentables, pero solo una porción pequeña logra obtener unos resultados adecuados. ¿Por qué ocurre esto?. Mi conclusión, después de 22 años, es la falta de una gestión adecuada que lleva a que no se logren los resultados deseados.Siempre se achacan los malos resultados a la crisis, a la falta de ayudas, etc, pero no se hace la reflexión de, ¿qué podemos hacer nosotros para mejorar?. Porque una cosa tenemos que tener clara, aun en épocas de crisis, hay negocios que obtienen muy buenos resultados. ¿Cómo lo consiguen? Con una buena gestión.

¿Cómo hacer una previsión de compras?

1) Decidir el beneficio real que podría obtener nuestro negocio en base a la realidad económica, a la evolución del negocio y a ejercicios anteriores.

2) Hacer un cálculo de los gastos fijos del negocio previstos.

3) Obtener el margen bruto necesario que deberíamos obtener que sería tan fácil como sumar el apartado 1) y el 2).

4) Calcular el porcentaje de margen bruto con el que podríamos trabajar. Aquí empieza el problema y es que esta cifra se obtiene de la tabla de política comercial prevista, y esta información hay muy pocos negocios que dispongan de la misma.

5) Calculamos la previsión de ventas que debemos realizar, y es tan sencillo como hacer la siguiente operación:

Previsión de Ventas = (Margen bruto en € X 100) / % de Margen Bruto

6) El siguiente paso es obtener el Coste de Ventas, que se obtendrá restando las ventas previstas con el margen bruto.

Coste de Ventas = Ventas Previstas – Margen Bruto en €

7) Las existencias iniciales serán las finales de la temporada anterior.

8) El penúltimo dato a calcular son las Existencias Finales Previstas que este será el segundo problema que nos encontramos a la hora de hacer la Previsión de Compras, y es que para poder ajustar este dato necesitaremos obtener los listados A, B, C y ajustar el inventario a la realidad de las ventas que realizamos y al margen que obtenemos en cada uno de nuestros prorductos, pues lo que buscamos es eliminar esas referencias que no se venden y no dejan margen al negocio.

9) Previsión de Compras que es el último dato a obtener se obtiene de una manera sencilla.

Previsión de Compras = Coste de Ventas + Existencia Final – Existencia Inicial

prevision-de-ventas

Con esto ya tendremos lo que tenemos que comprar en global para el siguiente ejercicio o campaña, el otro problema será el como repartirlo entre todas nuestras familias de productos, pero eso será en otro capítulo.

Ejemplo:

Obtener la Previsión de Ventas y de Compras con los siguientes datos:

datos-ejercicio

Solución:

solucion-operaciones

solucion-resultado

operaciones

Luego para obtener un Resultado de 100 € y cubrir unas Cargas de Estructura de 400 €, si trabajamos con un 50% de Margen Bruto, tendremos que vender 1.000 €, y necesitaremos, dadas las existencias iniciales, y las existencias finales previstas, comprar 430 €.

 

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